Klantcase Cosis

Klanten slimmer ontzorgen en als organisatie meer grip krijgen

/ Situatie

Bij Cosis werken meer dan 3.700 medewerkers die zich dagelijks inzetten om kwetsbare mensen met een verstandelijke of psychische beperking te helpen om grip te krijgen op het leven. Cosis werkt vanuit meer dan 200 locaties in de provincies Groningen en Drenthe en biedt zorg aan ongeveer 8.000 cliënten. Cosis helpt mensen om kleine stappen te maken die grote impact kunnen hebben. Om optimale opvang en zorg te kunnen verlenen worden dagelijks grote hoeveelheden informatie, meldingen en serviceverzoeken gebruikt of verwerkt. Hiervoor werd, door de disciplines Supportdesk & ICT (S&I) en Facilitair & Inkoop (F&I) gebruikt gemaakt van het FMIS-pakket Planon.

De behoeftes, ten aanzien van het FMIS-pakket en de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP), zijn echter door de jaren heen veranderd. Om klanten optimaal te ontzorgen en te zorgen dat het primaire proces binnen Cosis adequaat ondersteund wordt vanuit S&I en F&I perspectief, zijn er nieuwe keuzes gemaakt. Voor het inrichten en implementeren van deze keuzes is de expertise van FMXXL ingeroepen.

/ DOEL

Het doel is om een gebruikersvriendelijke, toekomstbestendige applicatie te implementeren ter ondersteuning van de serviceprocessen van S&I en F&I. Dit moet leiden tot een klantgerichtere afhandeling van o.a. meldingen en serviceaanvragen, zorgen voor het verhogen van de klanttevredenheid van collega’s & leveranciers, bijdragen aan een kwaliteitsslag qua dienstverlening en dient efficiënter werken te stimuleren.

/ Praktijk
In de praktijk heeft dit geleid tot een aantal keuzes:

  • De overgang van het FMIS-systeem Planon naar het systeem TOPdesk.
  • De implementatie van TOPdesk voor S&I en F&I en de uitfasering van Planon.
  • De implementatie van O-prognose om intern in de organisatie gebouwinspecties en MJOP duurzaam, overzichtelijk en kosteneffectief te beheren.

/ Diensten FMXXL

Hoe heeft FMXXL Cosis bij dit vraagstuk mogen ondersteunen? FMXXL heeft de rol van adviseur en projectleider mogen vervullen. Op hoofdlijnen hebben onze Facilitair Consultants de volgende taken verricht en/of rol op zich genomen in dit project:

Adviseur
  • Inhoudelijk advies m.b.t.
    – Processen
    – Inrichtingsvraagstukken
    – FMIS technische vragen
    – Vertaalslag van proces naar FMIS-inrichting
  • Maken van rapportages, overzichten en managementinformatie
  • Analyseren van het gebruik FMIS
  • Sparringpartner voor diverse stakeholders
Projectleider
  • Projectplan, communicatieplan, testplan en planning opstellen.
  • Stuurgroep Informeren over voortgang en go/no go momenten.
  • Informeren project- en werkgroepen over besluitvorming stuurgroep.
  • Contact met TOPdesk en O-prognose consultants.
  • Bewaken voortgang, kwaliteit en deadline van het project.

Klantquote

We waren binnen Cosis al een aantal grote veranderingen aan het doorvoeren o.a. de introductie van Cosis 365. Het adoptietraject van nog twee applicaties moest zorgvuldig uitgevoerd en begeleid worden. En dat is gelukt. De basis staat en biedt veel potentie richting de toekomst. In de volgende fase gaan we samen ook andere processen efficiënter en klantvriendelijker inrichten en andere disciplines aansluiten.

/ Persoonlijk advies

Een overstap maken naar een ander FMIS-pakket? Jullie huidige FMIS-systeem gebruikersvriendelijker inrichten? Het onderhoudsbeheer van jullie gebouwen of vastgoedportefeuille slimmer en efficiënter inrichten? Wij nemen je graag mee door de mogelijkheden.

Plan een 'at your desk' sessie
Deel deze blog!
pijl Terug naar overzicht Lees volgend artikel pijl
Misschien vind je deze artikelen ook interessant
Terugblik: Workplace Xperience 2024

Meestal laten we een facilitaire XXL-beleving achter bij onze opdrachtgevers. Maar dit keer hadden we hem zelf goed te pakken. Onze eerste deelname aan de Workplace Xperience (WPX) was top. Een XXL-beleving om nooit te vergeten.

Lees meer... pijl
Terugblik: Smart Workplace op locatie bij FMXXL

Op 28 februari organiseerden Smart Workplace samen met FMXXL een kleinschalig event. Het was een feestje. Maar ook voor de mensen die er niet bij waren, delen we graag even een korte terugblik van het event...

Lees meer... pijl
FMXXL trekt als FD Gazelle 2023 sprint richting het einde van het (jubileum)jaar!

Donderdag 23 november 2023 was het zover. In het Theater Amsterdam werden de prestigieuze FD Gazellen 2023 door het Financieele Dagblad uitgereikt aan de snelst groeiende bedrijven van Nederland.

Lees meer... pijl