Nationale Opera & Ballet

Facilitair interimmer in een culturele instelling. Een kijkje achter de schermen

/ Cultuurinstelling met een missie

Het leven van zoveel mogelijk mensen verrijken met de verwondering, schoonheid en betekenis van opera en ballet. Bezoekers een emotionele, intellectuele en zintuigelijke ervaring bieden die zowel het hart als het hoofd raakt. Dat is de missie van Nationale Opera & Ballet in Amsterdam. Het grootste theaterproductiehuis van Nederland.

Hoe geweldig is het om als Facilitair Consultancybureau een kleine bijdrage te mogen leveren aan deze missie? En om als Facilitair Consultant in deze magische culturele omgeving aan de slag te gaan? FMXXL’er Amanda van de Brug neemt je mee in de magische wereld achter het toneel en haar rol als interim Facilitair Coördinator.

/ Achter de schermen

Facilitair Management binnen een culturele instelling werkt even iets ander dan in een kantooromgeving. Jazeker er is een kantoor, maar er is facilitair gezien veel meer aan de hand voor en achter de schermen. In een theateromgeving zijn er zalen met een entree, een podium, artiesteningang, diverse bezoekersruimtes en faciliteiten voor het personeel. Naast wat er op het toneel gebeurt, beoefenen honderden mensen hun eigen ambacht. Van lichttechniek tot het bouwen van decors. Van het maken van kostuums tot het maken van rekwisieten. En dat allemaal in één enorm gebouw.

/ Plek in de organisatie

In veel organisaties valt facilitair onder de afdeling Bedrijfsvoering. Binnen Nationale Opera & Ballet is de afdeling Facilitair & Gebouw verantwoordelijk voor het gebouw op technisch gebied, schoonmaak, receptie en veiligheid, het klaarzetten van alles voorafgaand aan voorstellingen en voor de orde & netheid. Hier valt de afdeling Facilitair & Gebouw onder het team Techniek & Productie, waar ook o.a. de afdelingen rekwisieten, toneeltechniek, belichting en productie en voorstellingsleiding onder vallen.

/ Op het toneel

Alles wat op het toneel plaatsvindt, daar zijn specialisten voor die verstand hebben van theatertechniek, belichting, (op)bouwen van decors etc. Facilitair & Gebouw doet alles in het gebouw. Zo wordt voorkomen dat het technisch onderhoud van het pand achter gaat lopen, omdat er op het toneel altijd wel iets moet gebeuren. Voor de werkomgeving is de afstemming met de afdelingen IT en HR van belang. Dat vraagt om over afdelingsgrenzen heen te durven kijken en denken. En om het actief opzoeken van de samenwerking.

/ De show must go on

Binnen een theateromgeving draait alles om de voorstellingen/producties. Als facilitaire afdeling ben je verantwoordelijk voor het gebouw, maar het plannen van werkzaamheden is afhankelijk van wat er in het gebouw gebeurt. Veel facilitaire projecten of onderhoudswerkzaamheden kunnen alleen plaatsvinden tijdens de zomerstop. Dit vraagt om een creatieve manier van denken, veel puzzelen, verwachtingen managen en dingen goed plannen. Dat werkt echt anders binnen een culturele instelling dan binnen het bedrijfsleven. En juist dat maakt het zo uitdagend.

Weten welke culturele instellingen we nog meer hebben mogen adviseren, ondersteunen of begeleiden?

Ervaring binnen de culturele sector

/ Tweeledige interim rol

Als Facilitair Interimmer ben je niet alleen diegene die functie waarneemt of opvult, maar kijk je met een frisse blik van buiten naar de facilitaire organisatie vanuit verschillende invalshoeken. Dat heeft meerwaarde en biedt voortgang die vaak met een eigen team niet gerealiseerd kan worden in de dagelijkse gang van zaken.

“In deze interim rol was ik aan de ene kant de vervanger van de Facilitair Coördinator die met pensioen was gegaan. Aan de andere kant was ik ook sparringspartner voor de het hoofd Facilitair & Gebouw om de afdeling klaar te maken voor de toekomst. Welke stappen willen we zetten, hoe komen we daar en welke functieprofielen horen daar dan bij?” Aldus FMXXL’er Amanda van de Brug.   

/ En nu even concreet

Vervangen van
De belangrijkste werkzaamheden ter vervanging van de Coördinator Facilitair & Gebouw waren:

  • Het aansturen van de huismeesters en monteur
  • Het maken van de roosters
  • TOPdesk optimaliseren
  • Afronden van de aanbesteding voor vleugels en piano’s
  • Diverse lopende facilitaire projecten

Sparringspartner voor
De belangrijkste bijdrage als sparringspartner voor het hoofd Facilitair & Gebouw is:

  • Meedenken, sparren en een doorkijk geven naar de facilitaire organisatie van de toekomst.
  • In kaart brengen welke stappen we met de afdeling willen zetten.
  • Advies over hoe we facilitaire processen binnen Nationale Opera & Ballet vorm kunnen geven.
  • Functies en functieprofielen opzetten voor de facilitaire afdeling van de toekomst.
  • Meedenken in uiteenlopende projecten.

/ Vleugels uitslaan

“Trots ben ik op wat ik in een jaar Coronatijd heb kunnen betekenen voor Nationale Opera & Ballet. Dankbaar ben ik voor de kans om mijn vleugels uit te slaan en me te verdiepen in het vleugelpark.”

Het vleugelpark draait om het beheer, onderhoud en de aanschaf van vleugels en piano’s. Geen alledaags vraagstuk voor een Facilitair Consultant, maar een geweldige materie om in te duiken. De kans om letterlijk de binnenkant van een vleugel te ontdekken, meegezogen te worden in de wereld van pianisten en kennis op te doen over onderhoud van verschillende onderdelen.

Elke vleugel is uniek. Bij de aanschaf komt echt meer kijken dan alleen een merk, type en uitvoering. Pianisten willen de vleugel aanraken, gevoel erbij krijgen. Dat vraagt om nauw contact met afdelingen als Opera en Ballet om te zorgen dat het vleugelpark blijft aansluiten bij de wensen en behoeftes van de pianisten. Ook dat is facilitair. Voor Amanda de kans om haar eigen vleugels uit te slaan en een unieke ervaring rijker.

/ Tot slot

“Het belangrijkste vind ik dat ik de organisatie goed achterlaat. Een warme overdracht, documentatie op orde. Het mooie aan deze opdracht is, dat de keuze gemaakt is om mij pas te vervangen als helder is welk puzzelstukje gevuld moet gaan worden. Hiervoor een functieprofiel op te stellen die past bij de ontwikkeling die de organisatie en met name facilitair doormaakt. En daarop ook een kandidaat te vinden die hierbinnen past.”

 Meer weten over de kracht en waarde van interim facility management? Of welke Facilitair Interim Managers we in ons FMXXL-team hebben zitten?

Ontdek het hier

Nationale Opera & Ballet
Meer weten over het Nationale Opera & Ballet en haar activiteiten? www.operaballet.nl

Misschien vind je deze artikelen ook interessant
Terugblik: Smart Workplace op locatie bij FMXXL

Op 28 februari organiseerden Smart Workplace samen met FMXXL een kleinschalig event. Het was een feestje. Maar ook voor de mensen die er niet bij waren, delen we graag even een korte terugblik van het event...

FMXXL trekt als FD Gazelle 2023 sprint richting het einde van het (jubileum)jaar!

Donderdag 23 november 2023 was het zover. In het Theater Amsterdam werden de prestigieuze FD Gazellen 2023 door het Financieele Dagblad uitgereikt aan de snelst groeiende bedrijven van Nederland.

Het ideale werkplekconcept voor gemeentehuizen!

Binnen onze snel veranderende wereld hebben we continu te maken met nieuwe facilitaire uitdagingen, veranderingen en kansen binnen het gemeentelijke landschap...