/ Organisatiecultuur als succesfactor voor FMIS?

Smart buildings of facilitaire processen smart maken, wie is er tegenwoordig niet mee bezig? De juiste technologische tools of systemen kunnen hierbij houvast bieden of richting geven. Maar een softwaresysteem kan technisch nog zo goed ingericht zijn, als medewerkers er niet op de juiste manier mee werken, levert het onvoldoende waarde en rendement op. Dat geldt zeker voor een FMIS-systeem.

In de praktijk wordt vaak veel aandacht besteed aan de technische kant en (te) beperkt aan de menselijke kant bij het selecteren & implementeren van FMIS. En dit terwijl de organisatiecultuur en de mensen binnen deze cultuur juist zo’n belangrijke factor voor succes vormen. Zeker nu hybride of activiteitgericht werken voor steeds meer organisaties de nieuwe werkelijkheid wordt. Tijd om als Facilitair Professionals eens meer vanuit dit menselijke perspectief naar FMIS te kijken? Er valt op dit vlak nog wel wat winst te behalen.

Samenwerking

We vallen gelijk maar met de deur in huis; een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) is niet voor iedere organisatie een aanwinst en er is geen ultieme marsroute voor succes. Een FMIS is een tool om meer inzicht te krijgen in het resultaat van een organisatie, dienstverleningsprocessen te bevorderen en de klanttevredenheid of klantbeleving te stimuleren. De dienstverlening komt pas echt op gang wanneer facilitaire of vastgoed gerelateerde processen, middelen en mensen goed op elkaar afgestemd zijn. Wij geloven dat het systeem helpt om nieuwe vormen van samenwerkingen of samenwerken te stimuleren. Facilitair, ICT en HR gaan steeds meer samenwerken en naar 1 systeem.

Acceptatie, draagvlak en bedrijfscultuur vormen hierbij belangrijke succesfactoren. Het systeem kan nog zo goed ingericht zijn, maar als medewerkers er niet op de juiste manier mee werken, levert het onvoldoende waarde en rendement op. Gedrag speelt dus een belangrijke component bij het slagen van een FMIS-systeem.

Waarom FMIS

Waarom kies je als organisatie of instelling voor een FMIS-systeem? Dat is natuurlijk voor iedere organisatie anders, maar FMIS-systemen worden bijvoorbeeld ingezet voor:

  • Het optimaliseren van het serviceniveau
  • Het stimuleren van samenwerking (shared services)
  • Het stroomlijnen van interne communicatie
  • Het faciliteren van HR processen
  • Het registreren van meldingen, storingen, wensen of klachten
  • Het doen van reserveringen
  • Het aanmelden van gasten
  • Gebouwbeheer
  • Het verkrijgen van trendanalyses en rapportages

Bouwen aan een slim FMIS systeem

Welk doel of ambitie je als organisatie ook hebt met een FMIS-systeem, in basis geloven wij dat de output altijd een menselijk karakter heeft. Het stimuleren van de klanttevredenheid of de klantbeleving. Van je interne klant of externe klanten. Van verschillende locaties, afdelingen of medewerkers. Bouwen aan een slim FMIS-systeem is een continu proces en bestaat in basis uit 3 hoofdfases:

  • Richten | Selectie en keuze van een passend pakket (denken)
  • Inrichten | Het inrichten en implementeren van het systeem (doorpakken)
  • Verrichten | Het (samen)werken met het systeem (doen)

In elk van deze fases hebben de professionals van FMXXL hun toegevoegde waarde. Van advies tot een routemap voor implementatie of tijdelijke ondersteuning op de servicedesk. Wij geloven dat in elke fase de menselijke factor het verschil maakt.

Helaas wordt deze menselijke kant van het verhaal nog wel eens naar de achtergrond gedrukt. Aan het opleveren van een product zijn immers makkelijker concrete eisen te stellen dan aan de ‘softere’ factoren. Hier spelen acceptatie, draagvlak en cultuur een rol. Daarom geloven wij in een aanpak waarin je vroegtijdig aandacht schenkt aan deze elementen en vanuit dat perspectief kijkt naar de technische kant van FMIS.

Grip op gedrag

Vraag die wij onze opdrachtgevers en onszelf stellen bij dit soort FMIS-vraagstukken is: Hoe krijgen we onze mensen op een positieve manier mee bij dit traject? Zeker nu we meer hybride of activiteitgericht werken.

We verdiepen ons in de organisatiecultuur, de mensen die ermee gaan werken en jullie manier van werken. We betrekken medewerkers op een interactieve manier en gaan altijd op zoek naar hun behoeftes of wensen en vertalen deze door naar advies, implementatie of gedrag. Zo werken we vanuit cultuurwaarden samen toe naar een soepele implementatie. Een geslaagde implementatie is gestoeld op 4 pijlers:

  1. Systeem
  2. Arbeid
  3. Structuur
  4. Organisatiecultuur

Dat cultuur in dit rijtje op de laatste plek staat, wil zeker niet zeggen dat dit het minst relevant is. Juist niet. Welke cultuurtypen wel of niet geschikt zijn voor FMIS, dat is lastig aan te geven. Wel kunnen we stellen dat een open en lerende cultuur essentieel is om een succesvolle samenwerking te stimuleren en een FMIS-systeem soepel te implementeren. Daarom nemen we medewerkers altijd op passende en pakkende wijze mee in het systeem en stimuleren we grip op gedrag. Training on the job, ondersteuning op de servicedesk, floormanagers of via een spel, wij gaan op zoek naar wat bij jullie organisatie of instelling past.

Stappenplan

FMIS selecteren en implementeren, dat doe je er niet zomaar even bij. Want ondanks dat het je veel kan brengen als organisatie, zijn er ook valkuilen. We kennen de ins & outs en delen onze lessons learned graag persoonlijk met je. In elke fase van het traject. Bij FMIS-trajecten werken we altijd aan de hand van een stappenplan. Hierin staan de volgende 10 stappen centraal:

  1. Projectplan, planning en communicatieplan (incl. formeren van een projectteam en werkgroepen)
  2. Input verzamelen en interactie stimuleren (wensen, behoeftes, cultuur, gedrag etc.)
  3. Opstellen van een visie en een routemap
  4. Selecteren van het meest optimale FMIS-systeem
  5. Processen in kaart en inrichten van het systeem
  6. Testen
  7. Training
  8. Livegang
  9. Optimaliseren van de dienstverlening
  10. Beheer en overdracht

Nog een aantal do’s en don’ts

Natuurlijk is FMIS maatwerk & mensenwerk en is er geen optimale marsroute. Wel delen onze FMIS-specialisten Amanda van de Brug en Chantal Huisman een aantal do’s & don’ts met je. Doe er je voordeel mee.

  1. Zorg voor een heldere visie
  2. Weet wat je (eind)doel is en zet een heldere routemap op
  3. Schaf op voorhand nooit alle modules aan
  4. FMIS is nooit af; denk vroegtijdig na over het functioneel beheer van het systeem
  5. Zorg voor voldoende aandacht voor de menselijke kant van FMIS
  6. Cultuur en communicatie zijn de sleutel naar succes

 

Nog een stap verder gaan en weten of FMIS een aanwinst kan zijn voor jullie bedrijf? Weten of onze mensgerichte FMIS-aanpak bij jullie organisatie of instelling past? Dan maken onze FMIS-specialisten graag eens kennis.

Amanda van de Brug
E: a.vandebrug@fmxxl.nl
T: 06 14 76 95 66

Chantal Huisman
c.huisman@fmxxl.nl
06 14 72 61 50

Misschien vind je deze artikelen ook interessant
Omschakelen naar een nieuw werkplekconcept

Het Graafschap College is ambitieus en scoort al jaren bovengemiddeld. Een vooruitstrevende onderwijsinstelling die het succes van haar studenten boven alles stelt...

Organisatiecultuur als succesfactor voor FMIS?

Het Graafschap College is ambitieus en scoort al jaren bovengemiddeld. Een vooruitstrevende onderwijsinstelling die het succes van haar studenten boven alles stelt...

Een kijkje achter de schermen bij het Graafschap College

Het Graafschap College is ambitieus en scoort al jaren bovengemiddeld. Een vooruitstrevende onderwijsinstelling die het succes van haar studenten boven alles stelt...