Klantcase Cosis Klanten slimmer ontzorgen en als organisatie meer grip krijgen

/ Situatie

Bij Cosis werken meer dan 3.700 medewerkers die zich dagelijks inzetten om kwetsbare mensen met een verstandelijke of psychische beperking te helpen om grip te krijgen op het leven. Cosis werkt vanuit meer dan 200 locaties in de provincies Groningen en Drenthe en biedt zorg aan ongeveer 8.000 cliënten. Cosis helpt mensen om kleine stappen te maken die grote impact kunnen hebben. Om optimale opvang en zorg te kunnen verlenen worden dagelijks grote hoeveelheden informatie, meldingen en serviceverzoeken gebruikt of verwerkt. Hiervoor werd, door de disciplines Supportdesk & ICT (S&I) en Facilitair & Inkoop (F&I) gebruikt gemaakt van het FMIS-pakket Planon.

De behoeftes, ten aanzien van het FMIS-pakket en de meerjarenonderhoudsplannen (MJOP), zijn echter door de jaren heen veranderd. Om klanten optimaal te ontzorgen en te zorgen dat het primaire proces binnen Cosis adequaat ondersteund wordt vanuit S&I en F&I perspectief, zijn er nieuwe keuzes gemaakt. Voor het inrichten en implementeren van deze keuzes is de expertise van FMXXL ingeroepen.

/ DOEL

Het doel is om een gebruikersvriendelijke, toekomstbestendige applicatie te implementeren ter ondersteuning van de serviceprocessen van S&I en F&I. Dit moet leiden tot een klantgerichtere afhandeling van o.a. meldingen en serviceaanvragen, zorgen voor het verhogen van de klanttevredenheid van collega’s & leveranciers, bijdragen aan een kwaliteitsslag qua dienstverlening en dient efficiënter werken te stimuleren.

/ Praktijk
In de praktijk heeft dit geleid tot een aantal keuzes:

  • De overgang van het FMIS-systeem Planon naar het systeem TOPdesk.
  • De implementatie van TOPdesk voor S&I en F&I en de uitfasering van Planon.
  • De implementatie van O-prognose om intern in de organisatie gebouwinspecties en MJOP duurzaam, overzichtelijk en kosteneffectief te beheren.

/ Diensten FMXXL

Hoe heeft FMXXL Cosis bij dit vraagstuk mogen ondersteunen? FMXXL heeft de rol van adviseur en projectleider mogen vervullen. Op hoofdlijnen hebben onze Facilitair Consultants de volgende taken verricht en/of rol op zich genomen in dit project:

Adviseur

  • Inhoudelijk advies m.b.t.
    – Processen
    – Inrichtingsvraagstukken
    – FMIS technische vragen
    – Vertaalslag van proces naar FMIS-inrichting
  • Maken van rapportages, overzichten en managementinformatie
  • Analyseren van het gebruik FMIS
  • Sparringpartner voor diverse stakeholders

Projectleider

  • Projectplan, communicatieplan, testplan en planning opstellen.
  • Stuurgroep Informeren over voortgang en go/no go momenten.
  • Informeren project- en werkgroepen over besluitvorming stuurgroep.
  • Contact met TOPdesk en O-prognose consultants.
  • Bewaken voortgang, kwaliteit en deadline van het project.

Klantquote

We waren binnen Cosis al een aantal grote veranderingen aan het doorvoeren o.a. de introductie van Cosis 365. Het adoptietraject van nog twee applicaties moest zorgvuldig uitgevoerd en begeleid worden. En dat is gelukt. De basis staat en biedt veel potentie richting de toekomst. In de volgende fase gaan we samen ook andere processen efficiënter en klantvriendelijker inrichten en andere disciplines aansluiten.

/ Persoonlijk advies

Een overstap maken naar een ander FMIS-pakket? Jullie huidige FMIS-systeem gebruikersvriendelijker inrichten? Het onderhoudsbeheer van jullie gebouwen of vastgoedportefeuille slimmer en efficiënter inrichten? Wij nemen je graag mee door de mogelijkheden.

Plan een 'at your desk' sessie
Misschien vind je deze artikelen ook interessant
Een groene zorgomgeving. Een gezonde keuze?

Bij verhuizen, verbouwen, renovatie, verduurzamen of nieuwbouwen is een helende omgeving steeds vaker het uitgangspunt voor zorginstellingen of zorgorganisaties...

Een groene onderwijsomgeving.

Green design ís de toekomst. En daarom is groen een belangrijk onderdeel van facility management, huisvesting en gebouw- & terreinbeheer geworden...

Wat kan groen voor jullie organisatie doen?

Planten, bloemen, bomen of kruiden. Een groene en natuurlijke omgeving doet iets met mensen. In een werk-, zorg- of onderwijsomgeving. Voor medewerkers, studenten...