Waarom een business case cruciaal is voor strategische huisvestingskeuzes

Een integrale business case is bij zulke besluiten onmisbaar. Niet als sluitstuk van een project, maar als startpunt voor goede besluitvorming. Toch is de business case op zichzelf zelden voldoende om tot een goed besluit te komen. De manier waarop het besluitvormingsproces wordt ingericht en welke mensen daarbij worden betrokken, is minstens zo bepalend voor het resultaat en succes.

Bij FMXXL zien we keer op keer dat organisaties met een sterke business case betere beslissingen nemen én sneller draagvlak creëren bij stakeholders. Toch wordt het belang van het vroegtijdig opstellen van een business case en scherp stakeholdersmanagement nog regelmatig onderschat.

Een business case is meer dan een financiële onderbouwing of technische analyse. Het is een strategisch afwegingsinstrument waarin verschillende relevante aspecten samenkomen. Het geeft o.a. inzicht in:

• kosten en baten (financieel én maatschappelijk),
• alternatieve scenario’s,
• risico’s op korte en lange termijn,
• behoeften van gebruikers,
• effecten op organisatiedoelstellingen,
• duurzaamheid, vitaliteit en flexibiliteit.
• flexibiliteit van vastgoed en exploitatie
• imago en werkgeversmerk

Een integrale business case is een gespreksinstrument en maakt deze factoren inzichtelijk en vergelijkbaar. Het maakt complexe overwegingen bespreekbaar en helpt beslissers keuzes te maken op basis van feiten én waarden.

Een integrale business case is geen eindpunt. Het is een dynamisch kompas dat richting geeft aan strategische keuzes en ruimte laat voor voortschrijdend inzicht. Het maakt de inhoud sterker, onderbouwt ambities en helpt om risico’s te beheersen. Maar wie denkt dat de case vanzelf leidt tot een besluit, vergist zich. De context waarin het besluit genomen wordt en het proces dat daaraan voorafgaat, zijn minstens zo belangrijk.

Daarom vraagt het ontwikkelen van een business case om meer dan analytisch vermogen. Het vraagt ook om procesinzicht, gevoel voor timing, en aandacht voor informele dynamiek. In die zin is het maken van een business case óók een vorm van organiseren.

Door te werken met scenario’s, bandbreedtes en gevoeligheidsanalyses, wordt het ook in veranderende omstandigheden bruikbaar. Bovendien fungeert het als onderlegger voor:

• Programma van Eisen (PvE)
• Selectie van marktpartijen
• Projectsturing en evaluatie
• Verantwoording richting Raad van Bestuur of aandeelhouders

Maar hoe krijg je een business case slim en sterk over de bühne? Op deze vraag geeft collega Bert Kleijweg in het vervolg van dit artikel een antwoord.

• Formele en informele beïnvloeders bepalen mee: naast de CFO of OR kan ook ‘de rechterhand van de CEO’ of ‘de voorzitter van de RvC met een uitgesproken mening’ cruciaal zijn.
• Momentum is bepalend: een uitstekend voorstel wordt soms pas gehonoreerd als de context verandert. Bijvoorbeeld bij een bestuurswissel, een wijziging van strategische koers of in een financieel gunstiger kwartaal.
• Timing en regie zijn doorslaggevend: de volgorde waarin je mensen betrekt, en het moment waarop je agendeert, kan het verschil maken tussen voortgang en afwijzing.

Daarom is stakeholdermanagement géén bijzaak, maar een randvoorwaarde voor succes.

Als je (eind)verantwoordelijk bent voor huisvestingsbesluiten, stel jezelf dan deze vragen:

1. Draagt onze huisvesting bij aan de strategie van de organisatie?
   Denk aan employer branding, duurzaamheid, groeidoelen of cultuurverandering.
2. Zijn er duidelijke alternatieven in beeld?
   Een voorstel zonder serieuze scenario’s is zelden overtuigend. Denk aan renovatie versus nieuwbouw of flexibel huren versus eigendom. Verhuizen of verbouwen.
3. Hebben we verder gekeken dan alleen de kostenkant?
   Kijk verder dan de balans. Wat is de waarde of impact voor medewerkers, klanten of bezoekers en de samenleving? Of wat draagt het bij aan het werkgeluk?
4. Zijn de juiste stakeholders meegenomen? Formeel én informeel.
   Waar zit nog ruis, weerstand of onbenut draagvlak? Betrek vroegtijdig Finance, HR, OR en eindgebruikers. Niet alleen voor draagvlak, maar ook voor betere inzichten.
5. Zet je de business case in als gespreksinstrument?
   Zie het niet als eindproduct, maar als middel om scenario’s en dilemma’s in beeld te krijgen en om tot betere besluiten te komen.

De belangrijkste les? Strategie en inhoud zijn onlosmakelijk verbonden met proces en invloed. Een business case zonder goed stakeholdermanagement is een rapport zonder bestemming.

Een huisvestingsbeslissing maak je zelden alleen, zelden voor de korte termijn en zelden puur rationeel. Strategische huisvestingskeuzes hebben vaak een horizon van 10 tot 30 jaar. Ze raken aan werkplezier, samenwerking, bedrijfscontinuïteit en imago. De business case biedt richting, structuur en draagvlak, maar alleen als het proces goed wordt geleid.

Bij FMXXL combineren we inhoudelijke expertise met regie op het proces en oog voor de menselijke factor. Zo zorgen we dat je plannen niet alleen kloppen op papier, maar ook gerealiseerd worden.

Bert Kleijweg is Strategisch Adviseur Huisvesting binnen FMXXL en heeft ruim 40 jaar werkervaring op zak. Hij begeleidt organisaties bij complexe huisvestingsvraagstukken, waarbij strategie, besluitvorming en draagvlak hand in hand moeten gaan. Bert is messcherp op het snijvlak van facilitair, vastgoed en financiën. Zijn kennis en visie op dit vlak deelt hij graag. Onlangs werd hij geïnterviewd door Smart WorkPlace voor twee artikelen in hun magazine.

Je leest ze digitaal via onderstaande links