De universiteit ziet zichzelf als katalysator voor verandering. Met een open blik, open houding en open wetenschap worden grenzen over disciplines heen gelegd en wordt er samengewerkt aan de oplossingen van morgen. Mondiale vraagstukken zijn complex en beperken zich niet tot generaties of werelddelen én kunnen niet opgelost worden vanuit één perspectief. De Universiteit Utrecht investeert veel in vernieuwende onderwijsconcepten en toponderzoek naar talloze onderwerpen. Goede en functionele huisvesting en campussen zijn hierbij van essentieel belang.
Huisvestingsambities
De huisvestingsambities van de Universiteit Utrecht zijn gericht op het stimuleren van multidisciplinaire samenwerking, community-vorming en ontmoetingen. Als onderzoeksuniversiteit omarmt ze de werkvorm ‘Activiteit Gerelateerd Werken’ voor onderwijs, onderzoek en de organisatie. De gebruiker staat hierbij centraal. Maar ook duurzaamheid speelt een belangrijke rol in het strategisch huisvestingplan. Dat heeft impact op de visie op huisvesting en de inrichting van de onderwijs-, onderzoeks- en kantooromgeving. De Universiteit Utrecht investeert op verschillende locaties of campussen in huisvesting van de toekomst. Eén van de huisvestingsprojecten is die voor de faculteit Diergeneeskunde op het Utrecht Science Park.
Een nieuw faculteitsgebouw
De faculteit Diergeneeskunde is één van de 7 faculteiten binnen de Universiteit Utrecht. De activiteiten van Diergeneeskunde zijn verspreid over verschillende gebouwen. Er wordt gebouwd aan een duurzaam en toekomstbestendig faculteitsgebouw voor onderwijs, onderzoek en staf. Andere gebouwen worden verduurzaamd of circulair gesloopt. In nauwe samenwerking met de gebruikers is een integraal ontwerp ontwikkeld volgens de 10 R’en van circulair bouwen, met speciale aandacht voor Reduce, Reuse en Renew.
Het nieuwe faculteitsgebouw moet gebruikers optimaal faciliteren bij het studeren, onderzoeken en werken aan de uitdagingen van morgen. Verbondenheid en innovatie aanjagen. Interdisciplinaire samenwerking stimuleren, mensen bij elkaar brengen en kennis uitwisselen. Maar het moet ook een prettig, gezond gebouw zijn waar ambities voor de toekomst waargemaakt worden en dat onderwijsconcepten, onderzoeksfaciliteiten en Activiteit Gerelateerd Werken duurzaam kan ondersteunen. Nu, morgen en in de toekomst.
De investering waard
Maar waarom doet de Universiteit Utrecht deze investering in huisvesting & vastgoed? Natuurlijk vanuit de universiteitsbrede ambitie om interdisciplinair samen te werken aan maatschappelijke vraagstukken van de toekomst, te (blijven) innoveren, Activiteit Gerelateerd Werken te faciliteren en te verbinden.
En ook om haar positie en identiteit als grensverleggende onderzoeksuniversiteit continu internationaal te versterken. Studenten, medewerkers en partners aan te blijven trekken die de wereld een beetje beter maken. De belofte ‘Sharing science, shaping tomorrow’ zichtbaar en merkbaar waar te maken; ook met huisvesting.
Maar ook vanuit de thema’s en doelen in het Strategisch Huisvestingsplan. Toekomstbestendige gebouwen bouwen die de energie-uitstoot verlagen, huisvestingslasten beheersbaar houden en helpen om overall duurzaamheidsambities realiseren. Nu bouwen aan een positieve footprint voor de toekomst, zodat de universiteit de uiteindelijke besparingen weer kan investeren in onderwijs en onderzoek.
De uitdaging
Er komt veel kijken bij het realiseren van huisvesting van de toekomst. Verbouwen, verhuizen, vernieuwen, verduurzamen. Er zijn veel verschillende partijen en gebruikersgroepen betrokken bij dit huisvestingsproject. Het hele proces is een complexe operatie met veel ‘schuif- en verhuisbewegingen’ en afhankelijkheden. Zeker bij een faculteit als Diergeneeskunde, waar naast studenten, onderzoekers, hoogleraren en stafmedewerkers ook de gebruikersgroep dierenartsen/dierenklinieken verbonden moet worden. Met elk hun eigen behoeften, activiteiten en eisen. En natuurlijk moet de daily business van onderwijs, onderzoek en werk ook ‘gewoon’ doorgaan.
Hoe organiseer en faciliteer je al deze verhuis- en schuifbewegingen gestructureerd, slim en effectief? Om invulling en uitvoering te geven aan deze huisvestingsvraag werd de expertise en menskracht van FMXXL ingeroepen.
De rol van FMXXL bij dit huisvestingsproject
Facilitair Consultant bij FMXXL Jasper Wolbrink mocht de rol van Projectmanager Huisvesting vanuit de faculteit Diergeneeskunde op zich nemen. Jasper mocht de puzzelstukjes van deze lastige puzzel op de juiste plek leggen. Het doel? Het soepel en gefaseerd laten verlopen van het grote aantal schuifbewegingen door interne verhuizingen van medewerkers, meubilair en laboratoria op de campus.
Jasper pakte de regie, ontwikkelde een strak plan voor een hybride aanpak en begeleide dit complexe traject. Samen met de projectleider van de faculteit Diergeneeskunde is een realistische integrale leegstandsplanning opgesteld en is er een verhuisplan gemaakt. Inclusief een heel praktisch schuifplan op de plattegrond. Boeiend hierbij is hoe Jasper constant moest schakelen tussen het grotere geheel, belangen van verschillende gebruikersgroepen en de kleinste details.
Schuiven, schakelen en puzzelen
Een hybride aanpak dat is veel schuiven, schakelen en puzzelen tijdens een huisvestingsproject. Met afdelingen, partners, meubilair, middelen en gebruikers. Anticiperen op zaken of vragen die ontstaan tijdens een verhuizing of het project. Op het juiste moment communiceren met de juiste mensen, duidelijke antwoorden kunnen geven en de impact van een wijziging overzien. Iets wat je als interne facilitaire afdeling er niet zomaar even bij doet.
De frisse blik en expertise van een Facilitair Consultant als Jasper zorgt voor overzicht, voortgang en uitvoering volgens plan & planning. Ook zorgde Jasper, als contactpersoon vanuit de faculteit Diergeneeskunde, voor afstemming met verschillende stakeholders en was hij sparringspartner voor de mensen van Campus & Facilities binnen de Universiteit Utrecht.
Circulair en duurzaam pionieren
Tijdens dit project was hergebruik of refurbished continu het uitgangspunt. Voor het uitrollen van Activiteit Gerelateerd Werken en het hergebruik van de inrichting hierbij is een plan opgezet. Samen de spelregels voor circulair of duurzaam succes bepalen. Dat was soms best een beetje pionieren.
De zonering en invulling per gebruikersgroep werd keer op keer afgestemd met de betreffende gebruikers. Denk hierbij aan meubilair, ICT, AV-oplossingen, beplanting en aankleding om Activiteit Gerelateerd Werken optimaal te faciliteren. Naast de functionele en facilitaire spelregels is het spelkarater ook vertaalt naar een ’10 regelspel’ om het gebruikersgedrag positief in beweging te zetten.
Door de bril van Jasper
Terugkijkend, was dit een huisvestingsproject waar echt alles in zat. Verbouwingen, verhuizingen, schuifbewegingsplan opzetten, huisvestingsplanning opzetten, inzichtelijk maken van verschillende activiteiten binnen een complexe faculteit als Diergeneeskunde, nieuwe werkvorm faciliteren, spelregels formuleren voor hergebruik van meubilair, stakeholdersmanagement en we zijn vast nog wel wat zaken vergeten. De expertise en ervaring van Jasper kwam in ieder geval helemaal tot z’n recht.
‘Huisvestingsprojecten waarin veel verschillende gebruikers actief zijn, uiteenlopende belangen zijn en complexiteit zit, daar krijg ik juist energie van. Door het project te blijven overzien, dingen slim met elkaar te verbinden, vertrouwelijkheid te waarborgen en verwachtingen te overtreffen. Maar vooral door dingen gewoon te doen en te anticiperen op zaken die ontstaan tijdens het project. Samen aanpakken en doorpakken. Ik kijk met heel veel plezier terug op deze opdracht bij de Universiteit Utrecht.’
Jasper Wolbrink
Verlof
En toen ging Jasper z’n ouderschapsverlof in. Geen probleem FMXXL-collega Bente Hazenoot zorgde ervoor dat het project voortgang bleef houden en dat er strak vanuit de day-to-day-planning gewerkt werd. Dat is één van de voordelen van samenwerken met FMXXL; je kiest misschien voor één Facilitair Consultant, maar je kunt altijd terugvallen of bouwen op een compleet team van Facilitair Consultants. Ter vervanging, ondersteuning of om op te schalen tijdens een project.
Door de bril van Bente
Het vertalen van het werkconcept Activiteit Gerelateerd Werken naar een werkplekconcept en een planning dat aansluit bij de gebruikers, hun behoeften en specifieke activiteiten van de faculteit Diergeneeskunde, was ook een van de stappen. Behoeftes ophalen, afspraken maken, communicatie, bouwteamoverleggen bijwonen, opleverpunten in kaart brengen en vooral oplossen. Dat is Bente het meeste bijgebleven van haar tijd bij de Universiteit Utrecht. Dit alles om uiteindelijk te zorgen voor een prettige onderwijs- en werkomgeving én vooral voor tevreden gebruikers in de breedste zin van het woord.
‘Een hybride aanpak hanteren is best een uitdaging bij een verhuizing of verbouwing. Aan de andere kant zit je heel kort op de bal en kan je snel schakelen. En kom je regelmatig tot de conclusie dat er vanuit je kennis en expertise veel praktisch op te lossen valt.’
Bente Hazenoot
Huisvestingsproject op de agenda
Tijdelijk ondersteuning nodig bij de voortgang of aansturing van jullie huisvestingsproject? Behoefte aan het opzetten en uitvoeren van een hybride aanpak of integraal plan voor schuif- of verhuisbewegingen binnen jullie organisatie? FMXXL helpt graag met kennis, expertise en capaciteit.
Universiteit Utrecht
Meer weten over de Universiteit Utrecht, de faculteit Diergeneeskunde, de vastgoedambitie of toekomstbestendige huisvestingprojecten op de campussen? Check www.uu.nl.
