FMIS

/ hoofdpijndossier of kans?
Laatste update: 3 juni 2022

Een FMIS kan binnen een organisatie een hoofdpijndossier zijn of juist een kans. Veel organisaties beschikken over een FMIS systeem, maar ervaren in de praktijk dat het systeem niet optimaal wordt benut. Processen sluiten niet aan, gebruikers haken af of de beschikbare data wordt onvoldoende gebruikt.

Tegelijkertijd kan een goed ingericht FMIS juist zorgen voor overzicht, structuur en grip op facilitaire dienstverlening. Het verschil zit niet in het systeem zelf, maar in de manier waarop het is ingericht en gebruikt.

FMXXL ondersteunt organisaties bij het effectief inzetten van FMIS, met aandacht voor processen, mensen en werkbaarheid.

Wat is een FMIS systeem

FMIS staat voor Facility Management Informatie Systeem. Het is een digitaal systeem dat facilitaire processen ondersteunt en inzichtelijk maakt. Denk aan het registreren van meldingen, het plannen van onderhoud, het beheren van werkorders en het genereren van rapportages.

Een FMIS systeem fungeert als centrale informatiebron voor de facilitaire organisatie. Het biedt inzicht in prestaties, knelpunten en voortgang. Mits goed ingericht helpt het om efficiënter te werken en beter te sturen op dienstverlening.

Een FMIS systeem is geen doel op zich, maar een hulpmiddel binnen facilitair management.

FMIS | FMXXL

Voordelen van een FMIS systeem

/ Is een FMIS systeem interessant voor jullie organisatie?
Laatste update: 3 juni 2022

Is een FMIS systeem interessant voor jullie organisatie of instelling? We adviseren jullie graag persoonlijk en op maat. Maar de belangrijkste voordelen van een FMIS systeem zijn:

  1. Het automatiseren van facilitaire processen.
    – Het registreren van meldingen, storingen, tickets, verzoeken of klachten t.b.v. managementinformatie.
    – Het reserveren van vergaderruimtes, parkeerplaatsen of vervoersmiddelen.
    – Het aanmelden van gasten of bezoekers.
  2. Gebouwbeheer, meerjarenonderhoudsplannen of contractbeheer
  3. Het verkrijgen van trendanalyses en managementrapportages

De werkelijke meerwaarde ontstaat wanneer deze informatie actief wordt gebruikt voor verbetering en besluitvorming. FMIS biedt dan niet alleen inzicht, maar ondersteunt ook continue optimalisatie van facilitaire dienstverlening.

FMIS | FMXXL

Stappenplan implementatie FMIS

Laatste update: 3 juni 2022

Een succesvolle implementatie FMIS vraagt om een doordachte aanpak. Het traject bestaat niet alleen uit techniek, maar ook uit procesinrichting en betrokkenheid van gebruikers.

Belangrijke stappen binnen een implementatie FMIS zijn onder andere het inventariseren van wensen en eisen, het scherp definiëren van processen, het testen van inrichting en het begeleiden van gebruikers bij de ingebruikname.

Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, vergroot je de kans dat het FMIS systeem daadwerkelijk wordt gebruikt zoals bedoeld.

FMXXL ondersteunt organisaties bij het structureren en begeleiden van dit traject, met oog voor praktische toepasbaarheid binnen de facilitaire organisatie.

Eén jaar na livegang van het FMIS-pakket komen we terug voor een Quickscan. We helpen met het opstellen van managementrapportages, verzamelen en analyseren de opgehaalde gegevens. Wat gaat er goed? En waar liggen de kansen om het FMIS nog beter te laten werken voor jullie organisatie of instelling? Waar lopen gebruikers in de praktijk tegenaan? Meer weten over onze implementatieaanpak en de rol van organisatiecultuur hierbij? Wij vertellen je er graag meer over in een persoonlijk gesprek, maar we schreven er onlangs ook een artikel over.

Lees het artikel

FMIS systeem gebruiken

/ een aantal do's en don'ts
Laatste update: 3 juni 2022

Natuurlijk is een FMIS maatwerk & mensenwerk en is er geen optimale marsroute. Wel delen onze FMIS-specialisten Amanda van de Brug en Chantal Huisman een aantal do’s & don’ts met je. Doe er je voordeel mee wanneer jullie ook een FMIS systeem willen implementeren.

  1. Zorg voor een heldere visie
  2. Weet wat je (eind)doel is en zet een heldere routemap op
  3. Onderzoek welke modules je echt nodig hebt.
  4. Implementeer niet alles in één keer.
  5. FMIS is nooit af; denk vroegtijdig na over het (functioneel) beheer van het systeem
  6. Zorg voor voldoende aandacht voor de menselijke kant van FMIS
  7. Cultuur en communicatie zijn de sleutel naar succes

/ Referentieproject Cosis:
De overgang van het FMIS-systeem
Planon naar TOPdesk

We waren binnen Cosis al een aantal grote veranderingen aan het doorvoeren o.a. de introductie van Cosis 365. Het adoptietraject van nog twee applicaties moest zorgvuldig uitgevoerd en begeleid worden. En dat is gelukt. De basis staat en biedt veel potentie richting de toekomst. In de volgende fase gaan we samen ook andere processen efficiënter en klantvriendelijker inrichten en andere disciplines aansluiten.

Lees verder
/ Andere opties
Laatste update: 3 juni 2022

Checken welke van onze diensten bij jullie servicedesk vraagstuk of behoeftes passen? Check ze hier.

Naar alle opties
/ Persoonlijk contact
Laatste update: 3 juni 2022

Eens verder praten en ontdekken of een servicedesk een aanwinst kan zijn voor jullie organisatie? Dan maken we graag eens persoonlijk kennis. Digitaal of op locatie.

Veelgestelde vragen over FMIS systemen

Wat levert een FMIS systeem concreet op?
Een FMIS systeem biedt inzicht in facilitaire processen, prestaties en doorlooptijden en ondersteunt sturing op dienstverlening.

Wanneer is implementatie FMIS verstandig?
Wanneer het huidige systeem onvoldoende aansluit op processen, niet optimaal wordt gebruikt of onvoldoende stuurinformatie oplevert.

Waarom mislukken FMIS implementaties soms?
Vaak door onderschatting van procesinrichting, gebrek aan gebruikersbetrokkenheid of onvoldoende aandacht voor adoptie.

Hoe zorg je dat een FMIS systeem optimaal blijft werken?
Door periodiek processen te evalueren, gebruikers te blijven trainen en data actief te gebruiken voor verbetering.

Samen werken aan een goed ingericht FMIS

Een goed ingericht FMIS ondersteunt facilitaire dienstverlening en helpt om processen inzichtelijk en beheersbaar te maken. Door het systeem af te stemmen op de organisatie en de mensen die ermee werken, ontstaat een solide basis voor verdere professionalisering.

Heb je vragen over een FMIS systeem of over de implementatie FMIS binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met FMXXL. We denken graag met je mee en helpen je verder.