Met jaarlijks 115.000 bezoekers en een toegewijd team inspireert en verbindt het museum een breed publiek. De kracht schuilt in de unieke combinatie van locatie, historische gebouwen, indrukwekkende collecties en interactieve presentaties. Via tentoonstellingen, interactieve educatieve programma’s en boeiende rondleidingen biedt het museum meer dan een kijkje in het verleden.
Dit maakt het museum niet alleen een cultureel icoon, maar het slaat ook een brug tussen verleden en actuele maatschappelijke thema’s zoals recht en vrijheid. Een treffend voorbeeld van hoe UNESCO Werelderfgoed, educatie en maatschappelijke relevantie hand in hand gaan.
Hieronder nemen we je mee in een aantal facilitaire vraagstukken van het Gevangenismuseum. Ontdek hoe slim facilitair management, innovatieve oplossingen en een sterke focus op bezoekersbeleving bijdragen aan de missie van het museum. En welke rol FMXXL hierbij heeft vervuld.
Facilitaire professionaliseringsslag
In 2024 zijn de facilitaire processen en diensten binnen het Gevangenismuseum onder de loep genomen. Ook is er een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) uitgevoerd om een veilige werkomgeving voor medewerkers, vrijwilligers en bezoekers te waarborgen. Nu, morgen en met het oog op de toekomst.
Dit heeft een waardevolle lijst met actiepunten opgeleverd, die direct in de praktijk gebracht kon worden. Alleen de capaciteit binnen de eigen facilitaire afdeling ontbrak om deze facilitaire professionaliseringsslag te coördineren. In de zoektocht naar een stevige Facilitair Coördinator, kwam FMXXL in beeld. Facilitair Consultant André Holterman matchte bij de opdracht en binnen het team en zo werd hij onderdeel van de afdeling Facilitair.
Achter de schermen
De afdeling Facilitair speelt een belangrijke rol in het goed functioneren van het Gevangenismuseum en het bieden van een positieve bezoekerservaring. Een veelzijdige afdeling die de praktische kant van het museumbeheer dekt. Er wordt nauw samengewerkt met de tentoonstellingsorganisatie, educatie en marketing. Facilitair mag dan wat meer achter de schermen actief, zijn maar kan weldegelijk het verschil maken.
De facilitaire afdeling ondersteunt operationele processen binnen het museum en is verantwoordelijk voor huisvesting, onderhoud van de gebouwen, beveiliging, horeca, technische dienst, schoonmaak en bezoekersfaciliteiten. Ook bedrijfshulpverlening en algehele klantbeleving vallen onder het facilitaire takenpakket
SCRUM aanpak
De actielijst vormde het vertrekpunt voor deze facilitaire opdracht. Na het aanbrengen van prioriteiten in de lijst kon André in de rol van Facilitair Coördinator zijn kennis, ervaring en netwerk direct in de praktijk brengen. Veiligheid, duurzaamheid en praktijkgericht werken waren hierbij belangrijke thema’s. Via een ‘SCRUMachtige aanpak’ is de facilitaire actielijst punt voor punt afgewerkt. Van het punt met de hoogste prioriteit of impact tot het kleinste detail, elk punt werd opgepakt, gecheckt en geadresseerd.
Samen voor succes
Binnen de kaders van dit project is er veel werk verzet in het gevangenisdorp Veenhuizen en vrijwel de complete actiepuntenlijst is afgewerkt. Alle punten bij elkaar opgeteld zorgde ervoor dat het een boeiende facilitaire uitdaging en een succesvolle verbeterslag werd.
Veel zaken zijn er wel, maar konden wel een update gebruiken, lagen verspreid in de organisatie of konden logischer geborgd worden. Facilitaire processen zijn efficiënter of slimmer ingericht en inhoudelijk correct beschreven. De overlegstructuur binnen de facilitaire afdeling heeft een nieuwe vorm gekregen. Het leveranciersmanagement is naar een hoger niveau getild.
Elk actiepunt is bovendien door de bril van ‘veiliger werken’ of ‘veiligheid van onze werkzaamheden’ bekeken en waar nodig/mogelijk direct aangescherpt. Er werd vanuit een breed oogpunt naar het thema veiligheid gekeken. Van een veilige werkomgeving tot veiligheid tijdens de rondleidingen in de gevangenis. Van brandveiligheid tot bezoekersveiligheid. Van constructieve veiligheid tot medewerkersveiligheid op de verschillende werkplekken.
Om in te lijsten
Naast alle bovengenoemde actiepunten en de gerealiseerde successen, kijken zowel Mickael van Wordragen (Hoofd Bedrijfsvoering binnen Nationaal Gevangenismuseum) als Facilitair Consultant André Holterman positief terug op de nieuwe aanpak voor de bedrijfshulpverlening. Van de actielijst naar resultaat om in te lijsten.
Er is een nieuw plan, structuur en organisatie opgezet voor de bedrijfshulpverlening (BHV) binnen het Gevangenismuseum. Collega’s en vrijwilligers zijn als BHV’ers benoemd en opgeleid. De nieuwe BHV aanpak en structuur wordt ondersteunt met de innovatieve technologie van een BHV app. Via de BHV app kan de bedrijfshulpverlening in het museum sneller en effectiever opgeschaald worden.
