Firda
Een fusie laten landen in de praktijk. Van complexe schuifpuzzel naar werkende onderwijsomgeving.
De schuifpuzzel achter Firda.
Een fusie tussen twee onderwijsorganisaties is zelden alleen een bestuurlijke exercitie. De echte uitdaging begint pas daarna. Op het moment dat teams samenkomen, opleidingen opnieuw worden ingericht en studenten hun weg moeten vinden in een nieuwe organisatie en omgeving.
Voor Firda werd al snel duidelijk dat die nieuwe werkelijkheid niet alleen op papier ontstaat. Die krijgt vorm in de praktijk. In gebouwen. In onderwijsomgevingen, niet-onderwijsruimten en werkplekken. In hoe studenten en medewerkers samenwerken, elkaar ontmoeten en samen leren.
Dit is een case over de impact van een fusie op huisvesting. Over 6.000 studenten die een nieuwe leerplek kregen. Over 600 medewerkers die hun weg vonden naar een nieuwe werkplek. Over 40.000 m2 aan vernieuwde onderwijsomgeving. En over huisvesting als vliegwiel achter de onderwijsfusie van ROC Friese Poort en Friesland College tot Firda.
Van twee mbo-organisaties naar één nieuw onderwijsconcept
De opdracht waar Firda voor stond, was omvangrijk. Een groot deel van de opleidingen bestond dubbel en moest opnieuw worden verdeeld over meerdere locaties in Leeuwarden. Dat betekende niet alleen verhuizen, maar ook verbouwen, herinrichten, opleidingen clusteren en het ontwikkelen van een onderwijsomgeving die aansloot op een nieuw onderwijsconcept. Elke keuze in huisvesting had daarmee directe impact op het onderwijs.
Naast de fysieke opgave speelde nog een minstens zo belangrijke uitdaging: de samenvoeging van twee organisatieculturen. Twee manieren van werken, denken en organiseren moesten samenkomen in één nieuwe werkelijkheid. De vraag was hoe huisvesting ook deze cultuursamensmelting kon ondersteunen en versnellen. Niet alleen op papier, maar juist in de dagelijkse praktijk.
“Teams werden samengevoegd die elkaar nog niet kenden. Tegelijkertijd moesten we de Programma’s van Eisen nog scherp krijgen.” Jaap van Bruggen | Manager Facilitair Firda
De complexiteit zat niet alleen in de inhoud, maar ook in de timing. Meerdere locaties waren tegelijkertijd in beweging. Verbouwingen liepen parallel aan verhuizingen en het onderwijs moest ondertussen doorgaan.
Zo werd huisvesting geen los project, maar een integraal onderdeel van de organisatieontwikkeling.
“Het was een echte schuif-, verbouw- en verhuispuzzel. Zeker ook in combinatie met nog twee andere huisvestingprojecten. De nieuwbouw in het SC Cambuur Stadion en de renovatie Wilaarderburen.”
Jaap van Bruggen
Onderwijs van de toekomst vraagt om een andere kijk op huisvesting
Binnen het mbo draait huisvesting allang niet meer om vierkante meters en lokalen. Het gaat om het faciliteren van praktijkgericht leren, samenwerken en ontmoeten. Om omgevingen die meebewegen met de ontwikkeling van het onderwijs.
Bij Firda werd dat extra zichtbaar. Teams moesten elkaar nog leren vinden. Opleidingen kregen opnieuw vorm. Ruimtes werden anders ingericht, maar moesten ook anders gebruikt worden. De component gedrag binnen Bricks, Bytes & Behaviour werd daarmee zichtbaar en voelbaar in de praktijk.
Praktijk en theorie kwamen dichterbij elkaar. Grenzen tussen opleidingen vervaagden. De leeromgeving moest aansluiten op hoe studenten vandaag leren en zich voorbereiden op de praktijk van morgen.
Als alles met elkaar samenhangt
De uitvoering was complex, omdat alles met elkaar samenhing. Een verhuizing op de ene locatie had gevolgen voor een andere. Een verbouwing kon pas starten als een ruimte vrijkwam. En die ruimte kwam pas vrij als een volgende stap was gezet.
Die keten van afhankelijkheden vroeg om een zorgvuldig opgebouwde fasering, strakke regie en continu overzicht. Om grip te houden op deze dynamiek ontstond de behoefte aan extra structuur, expertise, capaciteit en projectmatige slagkracht. Op dat moment kwam FMXXL in beeld, vanuit de samenwerking met ICS Interim.
Regie brengen in een bewegend speelveld
Firda koos voor een meerjarige integrale samenwerking met FMXXL op het gebied van projectmanagement, huisvestingsadvies, verhuiscoördinatie en projectondersteuning.
“De consultants zitten op de juiste vlieghoogte, zijn betrouwbaar en prettig om mee te werken. Dat maakt deze integrale en duurzame samenwerking een succes.”
Jaap van Bruggen
Onder leiding van projectleider Marjan Visser werd de complexe operatie vertaald naar een beheersbare aanpak. Met een duidelijke fasering, een integraal verhuis- en verbouwplan en sturing op voortgang, afhankelijkheden en timing. Een proces van continu schakelen tussen strategie en uitvoering. Dat was soms echt ouderwets puzzelen met elkaar.
Van plan naar uitvoering
De kracht van deze opdracht zat in het continu schakelen tussen strategie en uitvoering. Van plan naar praktijk. Vanuit het FMXXL-team werden verhuizingen voorbereid en gecoördineerd, bezettingsmetingen uitgevoerd, ontwerptrajecten begeleid en keuzes onderbouwd met data en analyses.
Verhuiscoördinator Veronique bewaakte de voortgang op de werkvloer. Adviseurs ondersteunden bij bezettingsmetingen en het optimaal benutten van de onderwijsomgeving. Projectleiding en projectondersteuning zorgden voor sturing, voortgang en samenhang tussen alle deelprojecten.
Ook in de uitvoering werd bewust gezocht naar slimmere manieren van werken. Zo werd in het aanbestedingsproces gekozen voor een aanpak waarbij aannemers begrotingen opstelden op basis van concrete voorbeeldcases. Dat gaf vooraf beter inzicht in kwaliteit, aanpak en kosten.
“Juist in dit soort projecten moet je soms anders durven kijken en doen om het beheersbaar te houden. De manier van aanbesteden op voorbeeldcases tijdens dit project is daar een mooi voorbeeld van.”
Marjan Visser | Manager Consultancy FMXXL
Stakeholdermanagement speelde daarbij een sleutelrol. Opleidingen, docenten, stafmedewerkers en uitvoerende partners werden meegenomen in keuzes die direct impact hadden op hun dagelijkse werk.
Structuur als versneller
Binnen die dynamiek bracht projectondersteuning rust, continuïteit en overzicht. Een rol die binnen dit huisvestingsproject essentieel was om de samenhang tussen alle deelprojecten te bewaken en voortgang te blijven realiseren.
In de praktijk betekende dit dat overleggen inhoudelijk werden voorbereid, acties scherp werden opgevolgd en knelpunten tijdig werden gesignaleerd. Daardoor bleef besluitvorming in beweging.
“Ik bracht structuur aan, bewaakte de voortgang, faciliteerde het projectteam en zorgde dat iedereen scherp bleef op wat er moest gebeuren.”
Julia Ruissen | Consultant Facilitair & Huisvesting bij FMXXL
Door structuur aan te brengen bleef het project bestuurbaar en konden stappen worden gezet op het moment dat het nodig was. En werd zelfs versnelling mogelijk gemaakt. Volgens Julia zijn de belangrijkste succesfactoren hiervoor een goede projectstructuur, het faciliteren van snelle besluitvorming en heldere communicatie.
Drie jaar bouwen aan een nieuwe onderwijsomgeving
In drie jaar tijd werd gebouwd aan een compleet nieuwe onderwijsomgeving. Vanuit het projectteam werden o.a.:
• Programma’s van Eisen opgesteld;
• ontwerptrajecten met architecten begeleid;
• aannemers geselecteerd voor een meerjarige samenwerking;
• verbouwingen en verhuizingen strak gefaseerd uitgevoerd.
Dit laatste gebeurde vaak tijdens de schoolvakanties, zodat het onderwijs kon blijven draaien.
Praktijkruimtes kregen een nieuwe functie. Waar eerder beddenlokalen en leskeukens voor Zorg & Welzijn zaten, bevinden zich nu moderne onderwijsruimten voor IT & Development. Verhuizingen werden voorbereid, gefaciliteerd en uitgevoerd terwijl opleidingen, studenten en medewerkers steeds opnieuw hun plek vonden binnen de nieuwe organisatie.
Het resultaat:
• 40.000 m² vernieuwde onderwijsomgeving
• 6.000 studenten naar een nieuwe leerplek
• 600 medewerkers naar een nieuwe werkplek
• vijf locaties in beweging
• geen lesuitval
• geen verstoring van het primaire proces
FMXXL pakte daarin de regie. Met een team van projectleiding, projectondersteuning, verhuiscoördinatie en advies werd continu geschakeld op wat het project vroeg. Van opschalen tot een stap opzij. Van strategie tot uitvoering. Van stakeholdermanagement tot begeleiding op de werkvloer.
“Na een intensieve periode waarin veel van iedereen is gevraagd, is iedereen nu blij met de kwaliteit en uitstraling van de nieuwe omgeving”, vertelt Jaap van Bruggen
Huisvesting als vliegwiel voor de fusie
Wat deze case laat zien, is dat huisvesting veel meer is dan het faciliteren van ruimte. Dat het een versneller kan zijn van verandering. Daardoor ontstond niet alleen een nieuwe onderwijsomgeving, maar ook een nieuwe organisatie die daadwerkelijk kon landen in de praktijk. Huisvesting werd binnen Firda een middel om samenwerking te stimuleren, culturen samen te brengen en de fusie te laten slagen.
Door structuur aan te brengen bleef het project bestuurbaar en konden stappen worden gezet op het moment dat het nodig was. En werd zelfs versnelling mogelijk gemaakt. Volgens Julia zijn de belangrijkste succesfactoren hiervoor een goede projectstructuur, het faciliteren van snelle besluitvorming en heldere communicatie.
Ook voor jouw organisatie
Sta je voor een fusie, herhuisvesting of complex huisvestingsvraagstuk binnen het onderwijs?
Dan helpt het om een partner naast je te hebben die het speelveld van facilitair management en huisvesting begrijpt én zorgt dat het gebeurt.
FMXXL helpt organisaties vooruit met kennis, menskracht en een aanpak die werkt. Van strategie tot uitvoering. Van plan tot praktijk. Wij zorgen dat het klopt en werkt.
Meer weten over Firda als onderwijsorganisatie?
Marjan Visser
Manager Consultancy
Julia Ruissen
Consultant Facilitair & Huisvesting
Simon Huismans
Oprichter / Eigenaar
s.huismans@fmxxl.nl
06 24 60 55 68
Willemijn Bergsma
Oprichter / Eigenaar
w.bergsma@fmxxl.nl
06 15 43 73 14
meer inspiratie
“Ons plan van aanpak vraagt om een andere mindset, een hybride vorm van samenwerken en buiten de lijntjes durven kleuren, maar levert wel het beste resultaat op.”